اشتباهات کار تیمی در دنیای کسب و کار

نویسنده : علی آل علی

کار تیمی یکی از محبوب ترین استراتژی های دنیاست. البته تا زمانی که پای اشتباهات ریز و درشت به آن باز نشده باشد. خیلی از کارآفرینان برای فرار از تحویل دیرهنگام پروژه ها یا حتی چالش های مدیریتی به این استراتژی به چشم راه نجات نگاه می کنند. بی شک همکاری با دیگران هر مشکلی که در نگاه اول شبیه هفت خوان رستم است را در یک چشم به هم زدن از بین می برد؛ انگار که از اول همه چنین مشکلی وجود نداشته است. با این حال باید حواس مان باشد وسط راه از مسیرمان منحرف نشویم. وگرنه نه تنها خبری از رفع مشکلات نخواهد بود، بلکه چالش های تازه ای هم به کارمان اضافه خواهد شد. 

امروز قصد داریم شما را یک سر و گردن حرفه ای تر کنیم. همانطور که یک تیم فوتبال ممکن است با اجرای اشتباه یک تاکتیک با سر زمین بخورد، شما هم اگر شش دانگ حواس تان جمع نباشد خیلی زود نه تنها کار تیمی تان، بلکه کل تیم شرکت از هم می پاشد. اگر شما هم دوست دارید در دنیای کسب و کار بی عیب باشید، این مقاله مخصوص شماست؛ چراکه در ادامه بعضی از مهمترین اشتباهات در کار تیمی را زیر ذره بین خواهیم برد. 

تعیین اهداف بیش از حد انتزاعی: رویاپردازی اضافی ممنوع!

استیو جابز یکی از رهبران تجاری بود که همیشه دوست داشت دنیا را تغییر دهد. دست آخر هم با سری گوشی های آیفون و دیگر محصولات جانبی این کار را کرد. اگر خاطرات دوستان یا همکاران او را خوانده باشید، همیشه روی سخنرانی های جذاب و صدالبته رویایی اش تاکید دارند. چنین سخنرانی هایی با ترکیب اهداف بلندپروازانه کار در شرکت اپل را بدل به یک رویای دور و دراز کرد. از آن زمان تا به حال خیلی از کارآفرینان دنبال تقلید از استیو جابز بوده اند. البته در این بین یک اشتباه مهم در کمین است. اگر شما نتوانید اهداف رویایی را خوب برای اعضای تیم جا بیندازید، عملا همراهی هیچ کدام از آنها را کسب نخواهید کرد. اینطوری باید به تنهایی بار همه را به دوش کشیده و در حسرت کار تیمی باشید. 

اهدافی مثل تغییر دنیا، انقلاب در زندگی روزمره یا حتی شکست دادن بزرگترین برندهای دنیا در اولین نگاه خیلی جذاب به نظر می رسد، اما وقتی پای اجرای آنها وسط باشد دیگر هیچ چیز به زیبایی قبل نیست. شما به عنوان مدیر یک برند نقشی شبیه کارگردان های حرفه ای دارید. همانطور که یک کارگردان باید صفر تا صد مسیر تهیه فیلم را برای همه اعضا روشن کند، شما هم باید تک تک نقاط ابهام را از بین ببرید. فکر می کنم درک این نکته که ابهام زدایی از هدفی مثل تغییر دنیا بی نهایت دشوار است، کار سختی نباشد؛ مگر نه؟

نقشه راه شما در این بخش مثل روز روشن است. شما باید قبل از اینکه اهداف انتزاعی و بیش از حد رویایی جلوی پای اعضای تیم قرار دهید، کمی هم به فکر اجرای آنها باشید. اینطوری از روی ابرها پایین آمده و در دنیای واقعی قدم برخواهید داشت. باور کنید یا نه، کارآفرینان موفق همیشه دنبال کارهای عجیب نیستند. گاهی اوقات رفع یک مشکل ساده در زندگی روزمره تبدیل به ایده ای چند میلیون دلاری می شود. پس کمی هم در کنار رویاپردازی به فکر زندگی واقعی باشید. قول می دهم نتیجه کارتان بی نظیر از آب درآید. 

معمای وظایف: وقتی هیچ کس نمی داند چه کاری باید انجام دهد

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند همین که استعدادهای برتر در دنیای کسب و کار را در شرکت شان جمع کنند، دیگر کار تیمی به طور خودکار انجام می شود. انگار که کارمندان حرفه ای مثل ربات های خودکار با هم هماهنگ شده و بدون نیاز به لایه مدیریتی کارشان را انجام می دهند. قبول دارم نیروی کار حرفه ای همیشه مثل ساعت دقیق کار می کند، اما این اصلا به معنای خداحافظی با مسئولیت های مدیریتی نیست. خب اگر اینطوری بود دیگر برندهای بزرگ زحمت استخدام و پرداخت حقوق مدیران را به خودشان نمی دادند. پس اگر فکر می کنید داشتن نیروی کار ماهر آخر داستان است، باید از شما بخواهیم پای تان را روی ترمز فشار دهید.

داشتن کارمندان درجه یک فقط نیمی از مسیر برندتان را روشن می کند. ۵۰ درصد بعدی به تعیین دقیق نقش و وظایف هر عضو بستگی دارد. وگرنه اوضاع برندتان شبیه تیم رویایی بسکتبال آمریکا در المپیک ۲۰۰۴ خواهد شد. اگر از طرفدارهای ورزش بسکتبال باشید، خیلی خوب می دانید لیگ NBA با کلی بازیکن درجه یک همیشه نگاه ها را به خودش جلب می کند. در این بین تیم آمریکا در مسابقات جهانی برای هر ست سه چهار تا بازیکن درجه دارد. با این حال وقتی در المپیک ۲۰۰۴ این تیم رویایی وارد مسابقات شد، در همان بازی اول به پورتو ریکو باخت. این باخت عجیب در نهایت با سوم شدن تیم در مسابقات همراه بود. نتیجه ای که حتی تا به امروز هم برای خیلی ها باورکردنی نیست. وقتی بعدها درباره دلیل آن شکست های عجیب از بازیکنان و حتی سرمربی تیم سوال شد، همه نامشخص بودن نقش و وظایف هر بازیکن را فریاد می زدند. به طور مشابه اگر در تیم کاری شما هم نقش و وظایف هر کارمند مشخص نباشد، دیر یا زود به سرنوشتی شبیه تیم رویایی مورد بحث دچار خواهید شد. 

مدیران ارشد در هر شرکتی باید قبل از اینکه حتی پای کارمندان جدید به دفتر باز شود، نقشه وظایف را طراحی کرده باشند. اینطوری دیگر خبری از به هم ریختن وضعیت تیم تان یا سردرگمی اعضا نخواهد بود؛ به همین راحتی. یادتان باشد شما در تعیین نقش هر کارمند باید توانایی های او را هم مد نظر داشته باشید. وگرنه برنامه تان هرگز رنگ واقعیت را هم نخواهد دید. به هر حال هر کارمندی توانایی های مشخصی دارد. اگر فکر کرده اید یک شبه می توانید کسی که تا حالا یک کلمه هم درباره بازاریابی به گوشش نخورده تبدیل به یک مارکتر کنید، سخت دراشتباهید. 

تعیین قوانین دست و پا گیر: یک کار تیمی فاجعه بار

انسان ها ماشین قانون سازی هستند. همانطور که در جامعه کلی قانون برای رعایت کردن به چشم می خورد، اغلب مدیران هم به محض اینکه کارشان را شروع می کنند شروع به تنظیم قوانین گوناگون می کنند. قبول دارم قانون های دقیق به کارمندان برای عملکرد مناسب کمک می کند، اما قرار نیست دیگر شورش را دربیاوریم. خیلی وقت ها کارمندان عملا با قوانین بی نهایت دست و پا گیری رو به رو هستند که حتی اجازه نفس کشیدن هم به آنها نمی دهد. در چنین شرایطی نه تنها امیدی برای کار تیمی نیست، بلکه باید دور فعالیت معمولی کارمندان را هم خط کشید. 

اجازه دهید قبل از اینکه مقاله مان خیلی انتزاعی و اعصاب خُردکن شود، از یک مثال دم دستی استفاده کنیم. مدیرعامل برند استارباکس، آقای هوارد شولتز، از همان ابتدا اهمیت تعیین قوانین درست و در عین حال ساده برای شرکتش را متوجه شد. درست به همین خاطر در استارباکس، برخلاف خیلی از کافه های دیگر، خبری از قانون های عجیب نیست. همین که کارمندان سر وقت در محل کار حاضر شده و رفتار خوبی با مشتریان داشته باشند، کافی خواهد بود. یادتان باشد خیلی از کارآفرینان الکی تیم شان را به حاشیه می برند. شما قرار نیست صفر تا صد مسیر کارآفرینی را برای کارمندان تان مشخص کنید. راستش را بخواهید، کسی هم در دنیای کسب و کار چنین انتظاری از شما ندارد. پس به جای اینکه الکی خودتان را خسته کنید، کمی به کارمندان تان آزادی عمل دهید. 

بی شک کارآفرینانی که همیشه به تعیین صفر تا صد مسیر فعالیت کارمندان عادت دارند، آزادی عمل را به مثابه عاملی مخرب برای کار تیمی قلمداد می کنند.

از آنجایی که تمام کارمندان دارای مهارت های خاص خودشان هستند، گاهی اوقات ایده های بسیار بهتری برای اجرای کارها دارند. در این صورت اگر آزادی عمل به آنها ندهید، شاید حتی به فکر طرح ایده شان هم نیفتند. اینطوری نهایتا شما می مانید و کلی کارهای روی هم تلنبار شده که هیچ کس حاضر به رسیدگی به آنها نیست. 

این روزها مدیران بیشتر از اینکه خط مشی کارمندان را به طور کاملا دقیق طراحی کنند، باید نظارت کافی روی عملکردشان داشته باشند. به زبان خودمانی، شما باید مثل یک ناظر کیفی فقط مراقب کیفیت کار اعضای تیم باشید. اینطوری هم آنها فرصت خوبی برای آزادی عمل خواهند داشت، هم شما خیلی خودتان را درگیر ریزکاری ها نمی کنید. 

اگر تا حالا با عینک منتقدان حرفه ای به قوانین شرکت تان نگاه نکرده اید، الان دیگر وقت عمل فرا رسیده است. نوبتی هم باشد این شما هستید که باید قوانین تان را زیر سوال ببرید. وگرنه خیلی زود شرایط کاری برندتان برای همه مردم خسته کننده خواهد شد. آن وقت دیگر حتی یک نفر هم سراغ برندتان را نخواهد گرفت. باور کنید یا نه، وقتی دست به کار شوید خیلی از قوانین شرکت تان حتی باعث خنده شما خواهد شد؛ چراکه به مرور زمان خیلی از قوانین مربوط به دنیای کسب و کار از مد افتاده یا بی فایده می شوند. پس هرچند وقت یک بار در نقش منتقدی بی رحم فرو رفته و قوانین شرکت را از زیر تیغ بگذرانید. 

ناتوانی در اقناع اعضای تیم: وقتی تغییر شکست می خورد!

هر تغییری در تیم های بزرگ نیازمند اقناع دقیق اعضاست. شما نمی توانید همین طور سرخود یکسری تغییرات را اعمال کرده و انتظار پیروی بی چون و چرا از دیگران داشته باشید. حتی کارمندان هم در بسیاری از مواقع تن به چنین تغییرات ناگهانی نمی دهند. با این حساب شما باید برنامه تان را به طور کامل عوض کنید. وگرنه خیلی زود کارمندان شما را کنار گذاشته و دیگر به حرف های‎ تان توجه نشان نخواهند داد. 

یکی از نمونه های کلاسیک مربوط به دردسرهای ناتوانی در اقناع اعضای تیم مربوط به لوید براون، مدیر اجرایی شبکه ABC، است. لوید برای سال ها نماد نوآوری در شبکه های تلویزیونی بود. ایده های او معمولا همیشه خریدارهای بی چون و چرا داشت. یک روز لوید تصمیم گرفت بودجه خیره کننده ۱۲ میلیون دلاری برای ایجاد تغییرات ساختاری در شبکه در نظر بگیرید. معمولا برای تعیین چنین بودجه های گزافی مدیران اجرایی باید با همه لایه های مدیریتی و صدالبته سرمایه گذارها هماهنگ باشند. با این حال لوید بعد از سال ها موفقیت دیگر حوصله این کارها را نداشت. به همین خاطر یک راست سراغ اجرای تغییرات رفت!

همانطور که می شود حدس زد، ریسک لوید اصلا جواب نداد؛ چراکه نه کارمندان شرکت آمادگی این تغییرات را داشتند و نه حتی روح بقیه مدیران از این استراتژی تازه خبر داشت. همین اشتباه در بی توجهی به اعضای تیم موجب شد لوید دیگر رنگ کارهای حرفه ای را نبیند. از آنجایی که ما اصلا دوست نداریم شما سرنوشتی شبیه لوید داشته باشید، توصیه مان کاملا روشن است: هیچ وقت خودسر عمل نکنید؛ مخصوصا در مورد پروژه های بزرگ.

هماهنگی با دیگران همیشه بازخوردهای خوبی تحویل تان می دهد. اینطوری حداقل می توانید ماجرا را از زاویه های مختلف بررسی کنید. بعد هم سر فرصت کارتان را پیش برده و اوضاع برای تان بی نهایت جذاب خواهد شد. خب وقتی صفر تا صد کار با دیگران در میان گذاشته شده باشد و همه را قانع کرده باشید، مگر دلیلی برای شکست باقی می ماند؟

فقدان کانال های ارتباطی: کار تیمی یعنی ارتباطات نزدیک

اگرچه ارتباطات نزدیک گزینه ای واضح برای کار تیمی موفق به نظر می رسد، اما در عمل خیلی از برندها بدان توجه ندارند. انگار که کارمندان باید اتوماتیک با هم ارتباط نزدیک داشته باشند و به طور معجزه آسایی فکر مدیران را بخوانند. شاید این سناریو در یک فیلم علمی- تخیلی جواب دهد، اما در واقعیت فقط برندتان را به دردسر خواهد انداخت. بنابراین باید آستین ها را بالا زده و فکری به حال کانال های ارتباطی درون شرکتی کنید. 

خیلی از مدیران همان روز اول استخدام یک یا چند نیروی کار جدید آنها را به اعضای قدیمی ‏تر معرفی کرده و با دورهمی های آخر هفته اعضای شرکت سعی در مدیریت روابط دارند. به علاوه، ایجاد پُل ‏های ارتباطی گوناگون برای دسترسی بهتر کارمندان به تیم مدیریتی هم باید جلوی چشم‏ مان باشد. خیلی وقت ها کارمندان به خاطر بی ‏اطلاعی از نظر مدیران خودسرانه عمل می کنند. شاید در چنین شرایطی نتیجه کار عالی از آب دربیاید، اما نارضایتی شما به این راحتی ‏ها حل شدنی نیست. 

خوشبختانه این روزها دیگر لازم نیست همه تلفن به دست با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. در عوض توسعه شبکه های اجتماعی و انواع پلتفرم های مدیریت یکپارچه کسب و کار به داد کارآفرینان رسیده است. کافی است شما همیشه به طور آنلاین در دسترس باشید تا کارمندان به محض مواجهه با یک مسئله مهم نظرتان را جویا شوند. در مورد تیم های دورکار این ایده می تواند جذاب‏ تر هم باشد. از آنجایی که هماهنگی بین کارمندان دورکار خیلی سخت است، یک اپ پیامرسان می تواند همه کارها را ساده کند. اینطوری دیگر لازم نیست ۲۴ ساعته نگران وضعیت تیم تان باشید. در عوض فقط با چند تا کلیک همه چیز به خوبی و خوشی پیش خواهد رفت. 

اشتباه تاریخی خیلی از کارآفرینان بی توجهی به ارتباط مناسب کارمندان یک تیم با هم است. اگر شما تیم های کاری را به حال خودشان رها کنید، بعید است نتیجه دلخواه تان حاصل شود. پس اگر سرنوشت برندتان را مهم می دانید، باید در مواقع ضروری فقدان ارتباطات را با راه حل های کلیدی از بین ببرید. اینطوری هم مدیر بهتری خواهید بود، هم کار تیمی برند لنگ نمی ماند.

منابع: 

https://chiefexecutive.net
https://deviniti.com