امروزه باپیشرفت تکنولوژی بسیاری از سازمان‌ها برای بهره وری بیشتر، از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. زیرا مدیران تمایل دارند در امور شرکت‌ها از بهترین تکنولوژی استفاده کنند تا همگام با عصر اطلاعات عمل کنند. درواقع اتوماسیون اداری بهدلیل عملکرد بسیار خوبی که دارد، باعث می‌شود که به فعالیت‌ها نظم دهد، تا کارها باسرعت و دقت بالایی انجام شود.
نرم افزار ERP یک راهکار نرم افزاری است که هدف آن یکپارچه‌سازی داده‌های بخش‌های مختلف سازمان در یک سیستم واحد است. این نرم افزار در حوزه‌های اساسی کسب‌و‌کار مانند امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری و… تمرکز دارد. اگر میخواهید درباره تفاوتها و شباهتهای اتوماسیون اداری و ERP اطلاعاتی را کسب کنید تا پایان با ما همراه باشید.
اتوماسیون اداری چیست؟
شاید برای شما نیز بارها سوال پیش آمده باشد که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری نوعی سیستم اطلاعاتی است، که هدف آن عملکرد بهتر در فعالیت‌های ارتباطی، سرعت در مکاتبات اداری، بهبود مدیریت و برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها است. این سیستم یک جایگزین خوب برای نامه‌های کاغذی اداری است و باعث می‌شود که از هزینه‌های اضافی و هدررفتن وقت جلوگیری شود.
چرا استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها مناسب است؟
درگذشته یکی از مشکلات بزرگ برای شرکت‌ها ذخیره سازی و پردازش داده‌های حجیم بود. درواقع، با روش‌های قبلی این امکان وجود نداشت که حجمی‌از مدارک و مستندات را تحلیل کنید و آن‌ها را بایگانی کنید. اما امروزه‌این امکان وجود دارد که علاوهبر اینکه امور روزمره خود را برنامه‌ریزی و زمانبندی کنید، این امکان را داشته باشید که در یک سیستم یکپارچه داده‌های خود را ذخیره، بایگانی و تحلیل کنید.
بنابراین بهرهمندی از اتوماسیون در اداره‌ها، زنجیره‌ای از ارزش‌ها را برای کاربران فراهم می‌کند. این سیستم‌های قدرتمند این امکان را دارند که خطاهای انسانی را به‌میزان قابل توجهی کاهش دهند و سازمان‌های بزرگی که با داده‌های حجیم سر و کار دارند، می‌توانند داده‌های خود را ذخیرهسازی و پردازش کنند.
ERP چیست و چه کاربردی دارد؟
در پاسخ به‌این سوال که ERP چیست؟ باید بیان کرد که واژه ERP مخفف عبارت Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. این پایگاه داده، مجموعه‌ای از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت بهتر به آن نیاز دارد. مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.
برنامه‌ریزی منابع سازمانی شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها است که باعث بهبود عملکرد یک سازمان می‌شود. این نرم افزار درواقع مجموعه‌ای از زیر سیستم‌های یکپارچه است که‌این امکان را دارد که تمام داده‌ها را در یک بانک اطلاعاتی مدیریت کند.
شباهتهای اتوماسیون اداری و ERP
در مطالب بالا به اختصار تعریفی از دو سیستم برتر در سازمان‌های مختلف داشتیم. حالا قصد داریم شما را با تفاوتها و شباهتهای اتوماسیون اداری و ERP آشنا کنیم. باآغاز تحولات دیجیتال، سیستم و نرم افزارهایی به صورت مجزا از هم پیاده‌سازی شدند. اما نیاز به مدیریت یکپارچه‌این سیستمها باعث ایجاد نرم افزارهای یکپارچه سازمانی شدند که ERP نام دارد.
در بسیاری از سازمان‌های عمومی و دولتی تا سال‌های قبل امور مربوط به درخواست‌های مالی و منابع انسانی با استفاده از سیستم مکاتبات اداری و به‌صورت نامه در سازمان انجام میشد. اما با توسعه نرم افزارهای خاص، اتوماسیون اداری به چرخه مکاتبات رسمی محدود شد.
ERPها داده‌های مختلف را از ماژول‌های گوناگون دریافت می‌کنند و با یکپارچه‌سازی آن‌ها به مدیران جهت تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند. با اتوماسیون اداری می‌توان بانک اطلاعاتی را متمرکز و تقویت کرد.
بنابراین یکپارچگی سیستم‌های مختلف و امکان تهیه گزارشات از آن‌ها منابع زیادی برای سازمان ایجاد می‌کند و با بهره‌برداری بهینه منابع سازمانی، باعث سودآوری و موفقیت سازمان می‌شوند.
تفاوتهای اتوماسیون اداری و ERP
تفاوتها و شباهتهای اتوماسیون اداری و ERP بسیار زیاد است، اما از تفاوتهای این دو سیستم این است که ERP ابزاری برای ذخیره داده‌ها از مناطق مختلف در یک مکان واحد است. درصورتی که اتوماسیون اداری یک راه حل یکپارچه برای مدیریت فرآیند است. از تفاوتهای دیگر بین این دو سیستم این است که اتوماسیون اداری متمرکز بر فرآیند است، اما ERP به عملکردهای سازمانی محدود می‌شود. با یکERP فعالیت‌ها مربوط به یک بخش خاص است، اما نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ایجاد فرآیندهای بین بخشی را فراهم می‌کند.
تفاوت مهم این دو سیستم این است که ERP برای بدست آوردن ارزش کامل خود به اتوماسیون اداری نیاز دارد. همچنین راه حلهای مدیریت فرآیند کسب و کار انعطاف پذیرتر است و نیاز به تلاش کمتری برای پیاده سازی دارد.
شما باید به‌این نکته توجه کنید که ERP و اتوماسیون اداری هر دو برای مدیریت فرآیندها مورد استفاده قرار میگیرد و حتی می‌توانند مشکلات مشابه را حل کنند. اما تفاوت بین آن‌ها ممکن است زمانی که یک ابزار اتوماسیون اداری با ERP یکپارچه شود، بیشتر مشخص شود. برای تکمیل تفاوتهای بین این دو سیستم یک روش مدیریت فرآیند کسب و کار مشکل فرآیندهای ناکارآمد را حل می‌کند.
درواقع می‌توان بیان کرد که راه‌حل‌های سازمان اتوماسیون اداری متمرکز بر فرآیند است، اما ERPها یک مسیر موازی متمرکز بر وظیفه را دنبال می‌کنند. یک ERP میتواند به کارمندان شما در اتوماسیون وظایف کمک کند، اما اگر کار شرکت شما به‌صورت زنجیره‌ای است اتوماسیون اداری را به شما پیشنهاد میدهیم.
اتوماسیون اداری بهتر است یا ERP ؟
اگر سازمان شما از یک ERP استفاده می‌کند، اما به هدفهای خود نمیرسد سیستم بهطور کامل مقصر نیست و این امکان وجود دارد که خرابیهای ERP در فرآیندها باشد. در این حالت شما میتوانید با پیاده سازی یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار، نتیجه بهتری را در کسب و کار خود مشاهده کنید. درواقع راهحل اتوماسیون اداری برای کمک به‌ایجاد یک سیستم ERP موفق است.
استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری قدیمی‌از رشد و پیشرفت بسیاری از شرکت‌های داخلی جلوگیری می‌کند. درنتیجه بهتر است برای سازمان خود از سیستم‌های نرم‌افزاری پیشرفته استفاده کنید تا در زمان و هزینه صرفه جویی کنید.
منبع: Msys
